Probablemente muchos de ustedes, al igual que yo, hemos participado en sesiones presenciales en donde el salón, mobiliario, iluminación, ventilación, medios visuales, materiales didácticos, café, galletas, comida y servicio son de primer nivel, pero el presentador resulta más aburrido que ver crecer el pasto. En tres entregas previas aborde el tema de la preparación de la presentación y los errores más comunes que se cometen al desarrollar los medios visuales que ayudarán a comunicar los mensajes clave previamente definidos. En esta ocasión me gustaría referirme al impacto verbal (aquello que dice) e impacto vocal (la forma en que lo dice) del presentador.
La preparación y la exposición de una presentación son dos factores interdependientes, lo que quiere decir que ambos se benefician, complementan y cooperan entre sí. Para ser capaces de comunicar mensajes clave debemos estar tan preparados que sólo tengamos que enfocarnos en la exposición. Durante mi experiencia profesional he sido testigo de grandes expositores con una muy pobre preparación, así como de expositores menos competentes, pero con una extraordinaria preparación. En cualquiera de los dos casos, la interdependencia entre esos factores tarde o temprano afectará el resultado final de la presentación que consiste en inspirar una acción u objetivo determinado.
Los aspectos clave sobre el impacto verbal de lo que dice el presentador incluyen:
1. Mensaje(s)
Los mensajes son aquello que el presentador quiere que los participantes piensen, sientan, crean y recuerden durante y después de su presentación. Estos siempre deben ser los más claros y concisos posible y limitarse a un número de entre uno y tres. Es importante practicar las transiciones entre ellos para que la información que los apoya fluya correctamente.
2. Organización
Los mensajes deben presentarse siguiendo un flujo lógico. Por ejemplo, si el presentador va a conversar sobre las capacidades de su organización, debería comenzar primero por el pasado, después el presente y finalizar con el futuro. Los mensajes deben estar incorporados dentro de la presentación, y su efecto será más contundente cuando los participantes puedan concluirlos por si mismos en lugar de que se les comuniquen directamente. Toda la información siempre debe ser priorizada de acuerdo con el perfil de los participantes y no del presentador.
3. Interacción
Los lineamientos para la interacción entre el presentador y los participantes deben ser establecidos desde el principio. Muchos hemos acudido a sesiones que son un largo monólogo y en las que, con frecuencia, al despertar de su siesta los asistentes se van de ellas con más dudas de las que llegaron. Es importante formular continuamente preguntas de clarificación (para aclarar la comprensión) y de confirmación (para asegurar la comprensión) y responder a la resistencia de los asistentes mediante el uso de habilidades de comunicación y el manejo de objeciones.
4. Imágenes
Para promover y mejorar la comprensión y retención de los participantes es importante incorporar el uso de ejemplos, ilustraciones y analogías. “Recuerdo que durante unas recientes vacaciones en Cancún me encontraba descansando sobre una playa de arena blanca y fina como el talco y contemplando un mar de un intenso color azul turquesa mientras disfrutaba de una botella de cerveza helada de la que escurrían gruesas gotas de sudor producto de un calor de más de 35 grados.”
5. Diferenciación
La forma más sencilla para que el presentador pueda diferenciar conceptos que los asistentes pudiesen percibir como similares con los que alguien más les haya expuesto es abordar primero en qué consiste su similitud, seguido por la diferencia entre ellos y, por lo tanto, por qué ellos son mejor que otros. “Efectivamente, nuestro vehículo X tiene los mismos caballos de fuerza que el vehículo Y. La diferencia es que ellos utilizan un motor atmosférico, mientras que nosotros uno turbo, por lo tanto, el nuestro puede ofrecer un consumo de combustible que es menor en un 18%.”
Se dice que lo más importante no es siempre lo que se dice (impacto verbal) sino como se dice (impacto vocal). Los aspectos clave sobre la forma en que el presentador dice las cosas incluyen:
1. Volumen
El volumen se refiere a la cantidad de voz. Éste siempre debe ir de acuerdo con la audiencia y el entorno. Cuantas veces no hemos asistido a presentaciones en donde el volumen del presentador es tan bajo que las personas sentadas en la parte posterior del salón no son capaces de escuchar todo lo que dice. Dos aspectos que debemos considerar es que un volumen alto suele comunicar entusiasmo, mientras que uno bajo comunica sinceridad.
2. Tono
Si el volumen se refiere a la cantidad de voz, el tono tiene que ver con su calidad y con el nivel de convicción del presentador. Es frecuente asistir a presentaciones en las que de principio a fin se utiliza el mismo tono, o la calidad de la voz es demasiado aguda, grave o se escucha temblorosa o balbuceante cuando el presentador intenta responder cosas para las que no se encuentra preparado o intenta referirse a información que no encuentra o no ha sido incluida dentro de sus notas o medios visuales. La preparación siempre ayuda a mejorar la convicción ya que resulta muy difícil convencer a otros si alguien no está convencido de lo que está diciendo.
3. Ritmo
Si el volumen tiene que ver con la cantidad y el tono con la calidad el ritmo está más relacionado con la velocidad. Probablemente la primera recomendación a este respecto nos debe llevar de vuelta a la preparación. Asegúrate que todo aquello que quieras comunicar esté en función del tiempo disponible con que cuentas para realizar la presentación. No quieras abarcar todo lo que sabes o tienes y/o quieres decir sino únicamente aquello que te permita apoyar tus mensajes clave. Sé consciente de tu ritmo, no te aceleres y trata de variar la velocidad haciendo pausas para resaltar algún punto en específico, recolectar tus pensamientos, permitir que los participantes digieran una idea o mantener el interés. Planea utilizar el tiempo a tu favor y no en tu contra y así no tendrás que correr para cubrir en 35 minutos las 86 hermosas diapositivas que preparaste para el día de hoy.
4. Inflexión
La inflexión tiene que ver con la entonación y énfasis que se pone a las palabras. Decir a los participantes que algo te emociona mucho utilizando un volumen de voz bajo, un tono solemne y un ritmo muy lento probablemente comprometerá el impacto que dicho comentario pudiese tener sobre ellos. Por el contrario, utilizar un volumen alto, un tono de entusiasmo y un ritmo más rápido tendría el efecto contrario. El énfasis, dentro del que podemos incluir la puntuación de las oraciones y las inflexiones ascendentes y/o descendentes al emplear signos de interrogación o de exclamación puede afectar de manera directa el tono y la actitud.
La gran mayoría de nosotros solemos asistir con cierta regularidad a presentaciones laborales, académicas, sociales, comerciales, deportivas, gubernamentales, etc. en las que alguien tiene algo importante que comunicar con objeto de inspirar una acción determinada. Lamentablemente muchas de ellas sólo son refritos de otras, reflejan una muy escasa o nula preparación o son presentadas con un deficiente, aburrido y monótono impacto verbal y/o vocal que generalmente les impide alcanzar el objetivo deseado. Alguna vez alguien me dijo que muchas batallas se ganan antes de que den inicio, y desde luego que coincido con ello, desde luego si antes de que la batalla comience nos hayamos preocupado por prepararnos.
“Un objetivo sin un plan es sólo un deseo” – Antoine de Saint-Exupéry