Hace poco más de un mes abordé el tema de la preparación de una presentación estratégica con objeto de involucrar, informar e inspirar a los participantes a tomar una acción. En aquel entonces, compartí con ustedes diez técnicas que pueden contribuir a incrementar la probabilidad de que sus presentaciones, ya sea presenciales o remotas, les permitan influir en la percepción de su audiencia y generar con ello conductas específicas previamente determinadas. En esta nueva entrega me gustaría presentar los primeros ocho errores más comunes, de una lista de quince, en los que los presentadores incurren a la hora de utilizar una presentación visual.
Probablemente conviene reiterar que el único propósito de las ayudas visuales consiste en apoyar los mensajes clave definidos por el presentador durante su preparación. El proceso siempre debe apoyar el propósito (objetivo) y, por el contrario, jamás debe comprometerlo. En mi experiencia, estos son los errores en los que los presentadores suelen incurrir al utilizar medios visuales:
1) El medio se convierte en el mensaje.
Con mucha frecuencia las presentaciones visuales se convierten en una distracción que impide que los participantes se concentren en el presentador y los mensajes clave que éste quiere comunicar. La efectividad de un mensaje clave siempre sufrirá las consecuencias cuando queda subordinado al empleo de un medio visual que debería apoyarlo. Quizás la pregunta más importante que debemos hacernos es, ¿en qué quieres que los participantes centren su atención, en el medio o en el mensaje?
2) Las herramientas poderosas generan pobres prácticas de diseño.
La mayoría de los programas de cómputo para elaborar presentaciones visuales disponibles hoy en día son tan fáciles de utilizar que todos nos hemos convertido en expertos diseñadores. Una de las reglas básicas que siempre ronda mi mente a la hora de elaborar una presentación visual es tratar de mantener los medios lo más sencillos posible. He atestiguado sofisticadas presentaciones llenas de textos, gráficos, tablas, movimientos y diseño que en lugar de ayudar a mejorar la comprensión de los conceptos expuestos únicamente los complican. Ante la más mínima duda sobre incluir o no un elemento dentro de la presentación, por favor no lo incluyas. Recuerda la regla de 5X7, no más de cinco renglones por diapositiva y no más de siete palabras por renglón.
3) La preparación de los medios visuales puede consumir mucho tiempo.
A menudo los presentadores invierten la mayor parte de su tiempo diseñando el medio visual en lugar de enfocarse en la preparación de la presentación (al menos las siete primeras técnicas). Esto los lleva a concentrarse más en el medio y menos en el mensaje y, por consiguiente, a que el proceso deje de apoyar el propósito. He visto a cientos de profesionales desempolvar viejas presentaciones que posteriormente son ajustadas (fine-tuning) para apoyar nuevos mensajes. Incluso, es muy común escuchar a los presentadores informar a los participantes que durante los 60 minutos que estarán con ellos les gustaría revisar las 84 diapositivas que han preparado para la ocasión. Hace poco tuve oportunidad de ver una presentación del historiador y escritor israelí Yuval Harari en la que no utilizó ningún apoyo visual.
4) La identidad y los mensajes corporativos pierden consistencia.
Con todo el mundo ocupado en sus propias actividades, e incluso hoy en día hasta distanciado de sus colegas a los que no suele ver más que un par de veces a la semana, casi todos se encargan de diseñar y preparar sus propios medios visuales. Quizás esto no tendría nada de malo si alguien pudiera validar que la identidad y los mensajes corporativos sean consistentes, situación que lamentablemente es poco común. Una de las cosas que más llama mi atención cuando colaboro con profesionales de ventas y servicio es que al solicitarles que cada uno elabore una breve presentación visual sobre las capacidades de su organización, es frecuente que la información presentada resulte heterogénea, y el uso de logos, imágenes, colores, marcas y modelos siga la popular expresión que dice: “de chile, de dulce y de manteca”.
5) Las presentaciones “enlatadas” son fácilmente propagadas.
Probablemente muchos de nosotros hemos sido víctimas de un contagioso virus laboral denominado “copy-paste,” mediante el cual surge un fuerte deseo por revivir viejas presentaciones visuales “enlatadas” a afecto de desempolvarlas, maquillarlas y propagarlas entre nuevos clientes, mercados o territorios. Los principales síntomas de esta enfermedad son la pérdida de control en el manejo de información confidencial, la posible violación de derechos de autor y el uso de clonaciones sin sentido.
6) La información visual, verbal e impresa puede comunicar diferentes mensajes.
Con frecuencia la persona que realiza la presentación verbal no siempre es la misma que elaboró los apoyos visuales ni la documentación impresa que se le entregará a los participantes, por lo que el riesgo de que cada medio comunique diferentes mensajes se incrementa de forma considerable. Regresamos a la pregunta planteada en el primer inciso, ¿en qué quieres que los participantes centren su atención? Dos pequeñas recomendaciones: 1) a menos que durante el desarrollo de una presentación verbal se vayan a utilizar documentos impresos, lo más recomendable es distribuirlos a la finalización de esta, para evitar con ello posibles distracciones y 2) el presentador debe asegurarse que existe una clara alineación entre los mensajes clave que va a comunicar verbalmente y aquellos que han sido incorporados dentro de los medios visuales como utilizará para reforzarlos.
7) Confusión entre un formato de presentación y uno de información.
Los formatos de presentación son aquellos que se utilizan dentro de los medios visuales, mientras que los de información se emplean dentro de los documentos impresos que se le pueden entregar a los participantes durante algún momento de la presentación (preferentemente al finalizar). El formato de presentación apoya una presentación verbal, permite “telegrafiar” puntos clave, su uso requiere menos líneas y menos palabras por línea (5X7) y siempre debe estar enfocado en el presentador. El de información sirve como apoyo a los medios visuales, emplea oraciones largas y detalladas que cuentan su propia historia y, debido a que resultado complicado de seguir durante una presentación, tiende a alejar la atención del presentador. El problema que he visto es que muchos presentadores suelen confundir los formatos y utilizan el de información dentro de sus medios visuales, y el de presentación dentro de los documentos impresos.
8) Demasiadas palabras por diapositiva.
El medio visual nunca deberá incluir todo aquello que el presentador va a decirle a los participantes. Como lo señalé hace algunas semanas, no hay mejor evidencia de una preparación deficiente que ver a un presentador parado de espaldas frente a un grupo leyendo de la pantalla todo lo que ellos podrían leer por si mismos. Mantengan sus diapositivas lo más simple posible, un máximo de cinco líneas y siete palabras por línea, una sola idea por línea, incluyan frases y no oraciones completas y utilicen gráficas sencillas para comunicar conceptos complejos. Si las palabras incluidas en los medios visuales no apoyan sus mensajes clave, lo mejor será reemplazarlas por otras, e incluso hasta eliminarlas por completo. Mientras menos palabras incluyan en cada diapositiva, mayor la probabilidad de que los participantes se enfoquen en el presentador. Mientras más palabras incluyan en cada diapositiva, mayor la probabilidad de que los participantes disfruten de una buena y reconfortante siesta.