Hace un mes presentamos los primeros ocho errores, de una lista de los quince más comunes, en los que suelen incurrir los presentadores a la hora de utilizar una presentación visual. En esta nueva entrega nos vamos a enfocar en los siete restantes, sin dejar de reiterar que el único propósito de las ayudas visuales consiste en apoyar los mensajes clave definidos por el presentador durante su etapa de preparación.
1) Las imágenes, diseños y formatos son utilizadas en exceso.
Con mucha frecuencia el presentador abusa en el uso reiterado de las mismas imágenes, diseños y formatos, lo que suele convertir a su presentación en algo predecible, repetitivo, y la mayoría de las veces, aburrido. Asegúrate de variar el uso de todas aquellas imágenes que apoyen tus mensajes clave. De ser posible, invierte en la compra de algunos gráficos de buena calidad y agrega realismo a tus presentaciones incluyendo fotos y videos. Si tienes la más mínima duda sobre incluir o no un determinado elemento gráfico, lo más recomendable es dejarlo fuera.
2) Las presentaciones electrónicas pueden inhibir el grado de interacción con los participantes.
Es común observar a los presentadores más concentrados en su presentación, y las 124 diapositivas que planearon cubrir el día de hoy, que en interactuar con los participantes para conocer lo que ellos tienen que decir respecto de la información que se les está comunicando. De todas las herramientas de presentación disponibles, probablemente las electrónicas son las más profesionales, pero también las más rígidas, menos espontáneas y que más limitan el grado de interacción de los participantes con el presentador. En alguna entrega previa comenté que la mejor presentación a la que he asistido en toda mi vida fue una en que los presentadores únicamente utilizaron acetatos (recurso que probablemente los lectores más jóvenes desconozcan por completo), mismos que fueron presentados mediante dos proyectores. El nivel de interacción deseado con los participantes debe determinar el tipo de medio utilizado. No todas las presentaciones deben realizarse mediante medios electrónicos. Recuerda que el objetivo es que los participantes se enfoquen más en el fondo y menos en la forma, por lo que en ocasiones resulta mucho más conveniente utilizar un pizarrón, rotafolios, documentos impresos, posters, fotografías, videos, redes sociales, acetatos e incluso hasta una buena mezcla de ellos.
3) El uso de la tecnología incrementa el riesgo.
Dicen dos viejos y conocidos refranes: los fierros no tienen palabra de honor y, si algo puede salir mal, probablemente saldrá mal. Los que llevamos algunos años implementando estrategias para la mejora del desempeño probablemente podríamos escribir varios libros relatando nuestras experiencias con dichas frases. Se fue la luz, se fundió el foco, la computadora se actualizó a media presentación, las clavijas son diferentes en Sudamérica, olvidaron traer el cable, el proyector no funciona o es incompatible, el equipo no enciende o se bloqueó, los de logística no instalaron el equipo, la pantalla no baja, la resolución del proyector es muy baja, el software es incompatible, no conectaron el sistema de audio, no hay acceso a Internet, la computadora tiene contraseña, la memoria USB tiene virus o no funciona, alguien tiro el café encima de la laptop, hay mal tiempo en Veracruz, etc. Alguien me dijo alguna vez que jamás puedes confiar en los fierros, y mucho menos si estos serán utilizados para realizar una presentación importante. Una sencilla recomendación para evitar ser víctima de la tecnología es siempre contar con un Plan B. En ocasiones resulta materialmente imposible trasladar y/o disponer al mismo tiempo de dos o tres computadoras, cables, proyectores, pantallas, sistemas de audio, memorias USB, programas, discos duros, módems o empresas de logística, por lo que tu plan B siempre debe incluir una estrategia para realizar la presentación sin utilizar absolutamente ningún tipo de apoyo visual. Hace unos días recibí una fotografía de una de las mejores universidades de ingeniería en el mundo en la que aparece un destacado docente utilizando únicamente unos cuantos metros cuadrados de pizarrón y una abundante dotación de gises.
4) Falta de Legibilidad
Una reconocida empresa tecnológica solicitó mi retroalimentación con respecto a la presentación visual que planeaban utilizar con un importante cliente del sector público. Mi primera reacción después de una revisión preliminar a sus 70+ diapositivas (en serio, eran más de 70 llenas de gráficas complejas y texto con un tamaño de fuente muy pequeño y plagado de tecnicismos) fue preguntar por el perfil de los participantes a los que iba dirigida. Abogados entre 50 y 70 años, fue su inmediata respuesta.
Las pobres prácticas en el diseño de texto, así como el uso excesivo de tecnicismos y/o gráficas complejas dirigidas a participantes no familiarizados con ellos, pueden comprometer la eficacia para comunicar un mensaje estratégico que sea recordado después de que tú te hayas ido. Asegúrate de conocer el perfil de los asistentes incluso antes de crear tu primera diapositiva (o definir si el medio visual seleccionado es el más apropiado para interactuar con ellos) y evita el uso excesivo de texto en cada diapositiva, un tamaño de fuente demasiado pequeño que impida ser leído por todos, letras decorativas, extrañas combinaciones de color, falta de consistencia en el tipo de fuente, párrafos en puras mayúsculas o un manejo deficiente del contraste.
5) Demasiados elementos distractores.
Un error en el que incurrimos cuando dejamos de enfocarnos en el fondo y comenzamos a hacerlo exclusivamente en la forma. Al seleccionar y diseñar los medios visuales para una presentación siempre resulta conveniente preguntarnos, ¿en qué queremos que se concentren los participantes? En ocasiones, el presentador incluye tantos elementos distractores dentro de ella que el mensaje clave resulta confuso y finalmente termina perdiéndose por completo. Los distractores siempre terminan desviando la atención, suelen resultar exagerados e innecesarios y generan una sobrecarga de información. Asegúrate de eliminar el uso de transiciones complejas entre diapositivas y no incluyas animaciones excesivas de texto, gráficas y/o formas.
6) El fondo de las diapositivas no se adapta al entorno de la presentación.
Los colores en contraste son los que se encuentran en posiciones directamente opuestas del círculo cromático. Cuando se utilizan dos colores en contraste, uno al lado del otro (por ejemplo: rojo y verde, naranja y azul, amarillo y morado), se les confiere una mayor luminosidad e intensidad. Cuando los colores se utilizan sobre un fondo negro se potencia dicha luminosidad, mientras que sobre un fondo blanco se suaviza o debilita. Es muy importante tomarlo en cuenta ya que el fondo de las diapositivas siempre debe ir en función del nivel de iluminación del lugar en que tendrá lugar la presentación. En entornos muy iluminados se sugiere utilizar fondos claros, mientras que en aquellos con poca iluminación son mejores los oscuros. Otro aspecto por considerar al determinar el fondo de las diapositivas tiene que ver con la resolución del proyector, ya que mientras menor sea ésta, mayor el uso de colores básicos o primarios.
7) Muerto por la tecnología.
Este último error está estrechamente relacionado con el tercero. Seis aspectos adicionales que siempre es necesario tomar en cuenta: 1) Planea fallas con los equipos, 2) ten listos medios de reemplazo, 3) revisa el funcionamiento de tu presentación cuando vayas a utilizar equipos prestados, 4) asegúrate de llegar temprano para contar con tiempo extra de preparación, 5) no permitas que el medio visual se convierta en una muleta sobre la cual te apoyes, sino en una herramienta que refuerce los mensajes clave de tu presentación y 6) tú no trabajas para el medio visual, sino que éste trabaja para ti. Finalmente recuerda desarrollar tu poder de influencia y utilizarlo de forma poderosa.
“Resulta difícil ser convincente si tú no estás convencido” – Principio de Acclivus