Durante una gran parte de mi vida profesional he estado involucrado directa o indirectamente en cientos de presentaciones en las que he desempeñado diversos papeles (participante, cliente, presentador, integrante del equipo, evaluador, asesor y coach). A raíz de la actual pandemia sanitaria, y obligados por el distanciamiento social, la gran mayoría de las presentaciones presenciales se comenzaron a realizar de forma remota empleando alguna de las múltiples plataformas tecnológicas disponibles para tal efecto. Independientemente del medio presencial o remoto utilizado para exponer, ¿qué elementos clave contribuyen para garantizar el éxito o fracaso de una presentación? ¿Tendrá que ver con la preparación, la habilidad del presentador, el impacto de los apoyos visuales utilizados, o con todo lo anterior? En esta nueva entrega me gustaría concentrarme específicamente en las técnicas de preparación.
Mi mentor y amigo, Randall K. Murphy, solía decir, “muchas batallas se ganan antes de que den inicio, siempre y cuando te encuentres bien preparado”. Esta vieja frase cobra una especial relevancia hoy en día debido a que jamás he escuchado a los participantes de una presentación expresar que el presentador estaba demasiado bien preparado y, por el contrario, cada vez es más común escuchar sus quejas respecto a una nula, escasa o deficiente preparación. Según el diccionario Oxford, la preparación se define como la disposición o arreglo de las cosas para realizar algo o para un fin determinado. La preparación siempre contribuye a desarrollar un fuerte sentido de convicción, es decir, la seguridad de un individuo respecto de lo que piensa o siente. Suelo utilizar el ejemplo del boxeador que se presenta a un combate después de cumplir con un exigente programa de entrenamiento y cuyos resultados se reflejan en su magnífico estado físico, comparado con otro que se dedico a la fiesta y la holganza. Tal vez el segundo sea mucho más hábil que el primero, el problema es que en los deportes como en los negocios, la habilidad sin preparación cada vez sirve para menos.
La preparación de una presentación siempre debe considerar tres importantes aspectos relacionados con los participantes: 1) involucrarlos, 2) informarlos y 3) inspirarlos a tomar una acción. Sin importar la habilidad del presentador, lo novedosa que sea la plataforma tecnológica seleccionada, o lo atractivas que resulten las diapositivas elaboradas en PowerPoint, si la presentación resulta en un largo y aburrido monólogo, no comunica nada de valor para los que en ella participan, y no permite influir en su percepción para generar conductas específicas previamente determinadas, la misma constituirá una absoluta y total pérdida de tiempo para todos los involucrados. Permítanme compartir con ustedes diez técnicas de preparación que pueden contribuir a incrementar la probabilidad de que sus presentaciones, sean presenciales o remotas, den justo en el blanco.
1. Establecer el objetivo
Antes de invitar a cualquier persona para que acuda o se conecte para participar en una presentación innovadora, que les cambiará la vida, impactante, informadora, dirigida por expertos, útil o gratuita, es importante determinar previamente cuál es el objetivo para la misma. Este siempre debe ser valioso para todos los participantes, mensurable tanto cuantitativa como cualitativamente, alcanzable dado el contexto de la situación específica e igual a la acción (conducta) que queremos inspirar.
2. Analizar a los participantes
¿Quiénes son? ¿Cuál es su percepción actual respecto a nosotros, la organización que representamos, o los productos y/o servicios que estamos en posibilidad de suministrarles? ¿Cuáles son sus objetivos y expectativas para la presentación? ¿Su actitud hacia nosotros es de aceptación, resistencia o indiferencia? En caso de que estemos realizando una presentación de ventas, ¿cuál es el puesto y nivel de cada participante dentro de su organización? ¿Qué papel desempeñan dentro del proceso de decisión (tomador de decisión, evaluador, influenciador, usuario)? ¿Son nuestros aliados? En caso de que no lo sean, ¿por qué?
3. Considerar a la competencia
¿Contra quién estamos compitiendo? ¿Son competidores externos o internos? ¿Qué probables mensajes clave podrían comunicar ellos durante sus presentaciones? ¿Cuáles son sus fortalezas y debilidades? ¿Cuáles son las nuestras? En caso de que estemos realizando una presentación de ventas, ¿cuál es el historial de nuestros competidores con esa cuenta? ¿Cuál es el estatus actual de ellos con dicha cuenta?
4. Definir mensaje(s)
¿Qué es lo que queremos que los participantes piensen, sientan, crean y recuerden como resultado de nuestra presentación, incluso cuando ya no estemos con ellos? Los mensajes deben ser claros y entendibles, apropiados y dirigidos al perfil de los participantes y limitados en su número (de 1 a 3) para garantizar que sean recibidos y, sobre todo, recordados. Es importante señalar que el impacto de un mensaje siempre será mucho más poderoso cuando los participantes puedan concluirlo por sí mismos en lugar de que alguien lo haga por ellos.
5. Lluvia de ideas
Utiliza tarjetas de papel adhesivo para anotar todo aquello que quieras comunicar a los participantes. Incluye toda la información que creas que ellos “necesiten saber” para tomar una decisión favorable para ti y que comunique y apoye cada uno de tus mensajes y puntos clave. Asegúrate de tener siempre en mente las siguientes cuatro preguntas: 1) ¿Qué saben los participantes de mí?, 2) ¿Qué información deberé proporcionarles?, 3) ¿Qué sé yo de los participantes? y 4) ¿Qué información deberé obtener?
6. Crear un esquema
Una vez que hayas elaborado las tarjetas ahora debes categorizar la información contenida en ellas. Asegúrate de priorizarla de acuerdo con la importancia que pudiera tener para los participantes y de organizarla siguiendo una secuencia lógica. Por ejemplo, si vas a hablar de tu empresa, lo más lógico es hablar primero de su pasado (experiencia), luego de su presente (la forma en que trabajan actualmente con sus clientes) y terminar hablando de su futuro (sus planes a corto, mediano y largo plazo). Si tienes la más mínima duda si la información contenida en una o más tarjetas apoya a los mensajes clave, asegúrate de eliminarlas. Son muy comunes las presentaciones en las que se incluye una buena dosis de “rollo” que no tiene absolutamente nada que ver con el objetivo de esta. Alguna vez pregunte a un equipo de ventas el motivo por el que habían decidido incluir determinada información dentro de su presentación. Su respuesta fue que uno de los integrantes era un experto en dichos temas, por los que pensaron que sería una buena idea incluirlos por si acaso.
7. Desarrollar el contenido
Piensa en las palabras y frases reales que vas a utilizar. Escribe y articula tus mensajes clave de varias maneras. Define claramente cómo vas a abrir, exponer y cerrar la presentación. Asegúrate de hacer única y exclusivamente aquello que funcione para ti. He escuchado a algunos presentadores que son realmente malos para contar chistes o hacer bromas e insisten continuamente en hacerlo.
8. Diseñar la presentación visual
La experiencia dice que el 70% de una buena presentación se prepara incluso antes de seleccionar el medio visual que la va a apoyar. La evidencia muestra que cuando alguien va a realizar una presentación lo primero que hace es abrir PowerPoint y comenzar a buscar dentro de su computadora algún archivo que pudiera ser objeto de reciclaje. Los medios seleccionados deben apoyar directamente los mensajes clave. Ante la más mínima duda sobre su uso, lo mejor es no utilizarlos. El medio debe ser seleccionado tomando en cuenta el número de asistentes, el grado de formalidad requerido, el nivel preferido de interacción y el medio más aceptado dentro de la organización de los participantes. No todas las presentaciones deben ir acompañadas del infaltable PowerPoint. De hecho, una de las mejores en las que yo he participado fue realizada por dos australianos que utilizaron únicamente dos recursos de la prehistoria, acetatos y dos proyectores. Si después de todo ustedes deciden utilizar el “infaltable”, asegúrense de seguir cuatro sencillas reglas: 1) No más de cinco renglones por diapositiva y no más de siete palabras por renglón, 2) No incluir oraciones o párrafos completos sino sólo puntos clave, 3) No leer todo lo que está escrito en cada diapositiva y 4) Si no vas a utilizar el medio, apágalo. No permitas que el contenido estratégico de tu presentación se convierta en prisionero del medio visual que has seleccionado.
9. Practicar y considerar posibles preguntas
Estudia y practica tu presentación, y de ser posible, asegúrate de grabarla. Practica presentando a otros y pide su retroalimentación. Solicita a alguien que te haga preguntas difíciles, o bien, tú mismo piensa en ellas y prepara tus respuestas por anticipado.
10. Predisponer a los participantes
Asegúrate de llamar a los participantes clave antes de la presentación, o bien, enviarles un mensaje escrito personalizado. Solicita a algún patrocinador interno que posicione tu presentación dentro de su organización. Siempre que sea posible, programa tus presentaciones a primera hora del día y evitando, en la medida de lo posible, los lunes y viernes.
El lado positivo de la pandemia es que nos ha brindado la posibilidad de asistir a presentaciones remotas a las que quizás antes nos hubiese sido imposible acudir en persona. Hemos tenido la oportunidad de ver y escuchar a grandes presentadores, empleando magníficos medios visuales (o ninguno) y transmitiendo mensajes clave que en muchos casos nos han inspirado a tomar una acción determinada. El lado triste de la historia es que muchos nos hemos convertido en víctimas de la “presentacionitis” en donde muchos presentadores surgidos al vapor (algunos de los cuales podrían llegar a dormir a un niño hiperactivo e incluso resultan más aburridos que ver crecer el pasto) han reciclado una serie de viejas diapositivas de PowerPoint para aplicar la aburridora a un grupo de individuos y machacarles hasta el cansancio los beneficios de un mensaje que no agrega valor más que para aquel que lo comunica. ¿Presentaciones estratégicas o presentacionitis? ¿de qué lado de la historia quieres estar tú?
“Resulta difícil ser convincente si no estás convencido.” - Randall K. Murphy